Виртуальный офис: что это такое

Многие мировые компании с успехом используют такое нововведение, как виртуальный офис. Согласитесь, если строителю или пекарю непременно нужно присутствовать на объекте производства, то менеджер, консультант, экономист и многие другие профессии к месту не привязаны. Они могут совершать телефонные звонки из любого места, выходить во Всемирную сеть, скидывая рекламную информацию или работать на персональном компьютере, составляя сметы, расчеты и отчетную документацию.

Еще одним новшеством, активно завоевывающим бизнес, стал Интернет и развитие активных рекламных и торговых отношений через сеть. Потому многие предприятия, оказывающие услуги посредством всемирной паутины, предпочитают поддерживать отношения со своими сотрудниками – дизайнерами, программистами, менеджерами, копирайтерами через Интернет.

Какие преимущества дает виртуальный офис

Виртуальный офис предпочитают организовывать те предприниматели, кто отлично умеет считать деньги: расходы на аренду, организацию рабочего места, чай-кофе для сотрудников, оплата коммунальных платежей – все это суммы немалые. Лучше их пустить в производство, на зарплаты или просто использовать как собственный доход. Если специфика производственного процесса позволяет, то сотрудников можно не томить в офисе, а дать им возможность работать дома.

Для наемного персонала такой вид труда также предпочтителен. Исчезают накладные расходы на транспорт, нет необходимости придерживаться дресс-кода. Можно работать в удобном для себя графике, питаться в то время и тем, что хочется, а не тем, что продается в близлежащих кафе. Кроме того, никто не следит за сотрудником и не отвлекает бессмысленными вопросами или поручениями. Для тех, кто быстро и легко справляется с поставленными задачами, возникает возможность работать на двух-трех фирмах одновременно вместо одной.

Организация виртуального офиса

Каждое предприятие должно исходить из своей специфики при организации виртуального офиса. На некоторых фирмах идет активный документооборот, и виртуальный офис должен предусматривать надежную систему хранения, систематизации и распределения уровней доступа к документам. Другие предприятия в большей степени ориентированы на личный труд менеджера или консультанта – здесь важно организовать грамотную систему контроля выполняемых заданий. В компаниях, занимающихся рекламными, издательскими и другими творческими направлениями деятельности, нужно поддерживать связь с заказчиками, отправлять образцы и макеты – здесь большое внимание придется уделить техническим возможностям виртуального офиса.

Наиболее распространенным является вариант, когда имеется одна обобщающая рабочая станция, где и происходит сортировка корреспонденции, отчетной и бухгалтерской документации. Здесь же обычно хранятся электронные данные и другая информация, необходимая для работы.

Для удобства общения по линии клиент-заказчик и линии головной офис-филиал, рекомендуется также организовывать собственное представительство в Интернете – корпоративный веб-сайт. Он может включать рекламу вашей продукции, информацию для потребителей, корпоративные новости, прайс-листы и интернет-магазин.

Для того чтобы понять, что конкретно нужно вашей компании, лучше обратиться к профессионалам, которые помогут выбрать схему работы, предоставят услуги по созданию веб-сайта, а также установят все необходимое программное обеспечение. Компания http://fast4you.ru/ будет рада организовать для вас виртуальный офис, обеспечить его безопасность и создать необходимые уровни доступа к информации.